Checklist de documentos para captar un inmueble sin sorpresas

Para captar un inmueble sin sorpresas, pide siempre estos documentos antes de publicar: certificado de tradición y libertad reciente (con la matrícula inmobiliaria), escritura pública de adquisición, cédula del propietario inscrito, paz y salvo de predial y de valorización, y el contrato de corretaje firmado. Si falta uno, no publiques todavía.

¿Por qué revisar documentos antes de publicar y no después?

Porque el problema aparece siempre en el peor momento. Ya hay comprador, ya hay promesa redactada y el banco pide papeles. Un cierre normal toma entre 30 y 45 días una vez acordado el negocio. Ese cronograma solo se cumple si los documentos estaban listos desde el día uno. Un embargo que nadie vio puede agregar meses o matar el negocio completo. Lo mismo pasa con una sucesión sin liquidar o un lote sin uso de suelo compatible.

Captar bien también protege tu reputación con la contraparte. En la red de colegaje, cuando otro asesor inmobiliario te lleva un comprador, tú respondes por la calidad de lo que publicaste. En Colegaje publicar es gratis. Toda publicación pasa por verificación humana antes de salir en vivo, así que los vacíos en los documentos se notan.

¿Cuáles son los documentos mínimos de toda captación?

Esta es la base. Aplica a apartamento, casa campestre, finca o lote:

1. Certificado de tradición y libertad. Se pide con la matrícula inmobiliaria. Muestra el propietario inscrito, las hipotecas, los embargos y las afectaciones. Pídelo con expedición reciente, no el que el propietario tiene guardado desde hace tres años.
2. Escritura pública de adquisición. Revisa que el nombre y la cédula coincidan exactamente con el propietario inscrito en el certificado.
3. Documento de identidad del propietario o propietarios. Si son varios, todos deben firmar la autorización de venta.
4. Paz y salvo de impuesto predial del año en curso. El predial va del 0,3 al 1,2 por ciento del avalúo catastral, según el municipio. Una deuda acumulada se descuenta del precio o frena la escrituración. Ten a la mano la explicación de en qué se diferencia el avalúo catastral del comercial. El propietario casi siempre confunde los dos.
5. Paz y salvo de valorización, si el municipio la ha cobrado sobre el predio.
6. Contrato de corretaje firmado. El modelo se descarga gratis en colegaje.co/contrato, sin registrarte.
7. Recibo de servicios públicos reciente. Confirma la dirección real y el estado de las conexiones.

¿Qué revisar en el certificado de tradición línea por línea?

No basta con tenerlo: hay que leerlo. Revisa en este orden:

• Propietario inscrito. ¿Es la misma persona que te está autorizando a vender?
• Hipotecas vigentes. Una hipoteca no impide vender. Pero hay que coordinar el levantamiento con el banco, y eso suma días al cierre.
• Embargos y demandas. Un embargo inscrito bloquea la transferencia hasta que se levante.
• Patrimonio de familia o afectación a vivienda familiar. Requiere el consentimiento del cónyuge. Si hay menores, requiere autorización judicial.
• Falsa tradición. Si la anotación dice posesión y no dominio pleno, el inmueble no se puede financiar con crédito hipotecario. Avísalo desde la publicación.
• Servidumbres. Son frecuentes en fincas y lotes del Oriente: paso, acueducto, redes eléctricas.
• Área y linderos. Compáralos con la escritura y con lo que te dice el propietario. En predios rurales es común que no coincidan.

¿Qué documentos extra pide una finca o un lote?

Aquí es donde se pierden los negocios rurales. Además de lo anterior, pide:

• Certificado de uso del suelo del municipio. El uso del suelo lo define el Plan de Ordenamiento Territorial de cada municipio. Ese plan dice si un predio admite vivienda campestre, parcelación o solo uso agrícola. Un lote en Guatapé o El Peñol se consigue desde alrededor de $409 millones. El valor típico ronda $1 mil millones. Nadie paga eso para descubrir después que no puede construir.
• Levantamiento topográfico con coordenadas, cuando el área escriturada y la real no coinciden.
• Concesión de aguas o certificado de la fuente hídrica, si el predio toma el agua de un nacimiento o una quebrada.
• Certificado de que el predio no está en zona de protección o retiro. Es clave en predios cercanos al embalse.
• Vías de acceso. Revisa si el acceso es público o por servidumbre. Si es por servidumbre, revisa que esté inscrita.

Una finca en Guatapé y El Peñol parte de alrededor de $550 millones. Su valor típico está cerca de $1,6 mil millones. Con esas cifras, el comprador va a revisar todo a fondo (eso se llama debida diligencia). Mejor que tú la hayas hecho primero.

¿Qué pedir en propiedad horizontal?

Un apartamento en Guatapé y El Peñol parte de alrededor de $266 millones, con valor típico cercano a $399 millones. Para este tipo de inmueble, suma tres documentos:

• Paz y salvo de administración, expedido por la copropiedad.
• Reglamento de propiedad horizontal. Define el coeficiente y los parqueaderos y depósitos asignados. También dice si son de uso exclusivo o privados escriturados.
• Certificación de cuotas extraordinarias vigentes o aprobadas. Una extraordinaria por reparación de fachada aprobada el mes pasado cambia la negociación.

¿Qué situaciones exigen documentos adicionales?

• Sucesión no liquidada. Si el propietario inscrito falleció, no hay venta hasta que se adjudique. Pide el registro de defunción. Averigua en qué punto va el trámite antes de comprometerte.
• Poder para vender. Debe ser un poder especial, con nota de presentación personal, y vigente. Revisa que permita de forma expresa vender y recibir el precio.
• Persona jurídica propietaria. Pide el certificado de existencia y representación legal con vigencia reciente. Revisa que el representante pueda vender sin autorización de la junta.
• Sociedad conyugal vigente. El cónyuge debe comparecer, aunque no figure en la escritura.
• Inmueble arrendado. Pide el contrato de arrendamiento. La fecha de terminación condiciona la entrega.

¿Qué le pregunto al propietario además de los papeles?

Tres preguntas que ahorran semanas:

¿Cuánto tiempo lleva el inmueble a su nombre? La ganancia ocasional por la venta de un inmueble se liquida al 15 por ciento cuando se tuvo dos años o más. Si lleva menos, el impuesto es distinto. El propietario debe saberlo antes de fijar el precio.

¿Hay algo pendiente que no aparece en papeles? Obra sin licencia, ampliación no incorporada al catastro, conflicto de linderos con el vecino, deuda con la copropiedad en acuerdo de pago.

¿Con qué precio y qué plazo está trabajando? Recuérdale también que los gastos de cierre del comprador suelen sumar cerca del 2 por ciento adicional al precio. Ese dato ayuda a entender por qué la oferta llega por debajo de la lista.

¿Cómo dejo la captación lista para publicar?

Arma una carpeta digital con los documentos escaneados, con nombre y fecha. Así, cuando otro asesor inmobiliario te pida información, respondes en minutos y no en tres días. Publicar en la red Colegaje es gratis. Cada miembro tiene un sitio con su propia marca (subdominio .colegaje.co) que se activa gratis al entrar. Así, la ficha bien documentada trabaja en tu portal y en el de toda la red al mismo tiempo.

Mike Zapata · Corredor con licencia · escribe para la red. Corredor de finca raíz con licencia en Antioquia, Colombia. Escribe guías prácticas para agentes sobre fincas y lotes, vivienda urbana e inversión y renta.